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上海体育学院工程项目公文处理办法
2014-04-29 08:18  

第一章 总则

第一条 为了使上海体育学院工程项目公文处理工作规范化、制度化,根据国家的有关规定和学校实际情况,制定本实施办法。

第二条 公文处理是指按照一定的程序对收文和发文进行办理、管理、整理(立卷)和归档等工作。

第三条 基建办是工程项目公文处理的管理机构,应指定专人作为档案员负责文件收发和归档的管理工作。

第二章 基建办使用的公文种类

第四条 基建办使用的公文种类有:

(一)通知:通知多用于下行文,也可用于主送平级和不相隶属的单位,适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达需要有关单位周知或者执行的事项。

(二)函:函属于平行文,适用于不相隶属单位之间的工作商洽、询问、答复问题,向有关主管部门请求批准时使用的公文。

(三)报告:报告属于上行文,适用于向上级单位汇报

工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级单位咨询。报告中不得夹带请示事项。

(四)请示:请示属于上行文,适用于向上级单位请求指示、批准。请示时,应一文一用,讲清请示原因、事项。请示与报告不得混用。

(五)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要应准确记载会议主要的内容、决定事项和参加人员。

(六)通报:适用于表彰先进、批评错误、传达上级重要精神,公布重要情况。

(七)公告:适用于向外宣布重要事项或者法定事项。

第三章 发文办理

第五条 发文办理是指制发公文的过程,包括草拟、审稿、签发、校对、用印、登记、分发、归档等程序。

第六条 草拟:基建办的公文一般由相关事宜的经办人或建设单位草拟,重大事项公文由负责人草拟。草拟公文时应注意下列事项:

(一)符合国家的法律、法规和其它有关规定。

(二)情况确实,观点明确,表述准确。

第七条 审核:公文草拟后,拟稿人应对初稿进行审核,审核后送基建办负责人审核。审核的重点是:是否确需要行文,行文的方式是否妥当,公文的格式是否符合规定,行文的内容是否符合第六条的有关规定。

第八条 呈签:基建办公文由后勤产业管理处负责人签发。

(一)一般业务性公文、行政性公文由基建办负责人签发。

(二)上行文如请示、报告等由基建办负责人审阅后报分管院领导签发。也可以由分管院领导确认后授权基建办负责人签发。

(三)事关全局或重要事项的平行文或下行文,如重大项目招投标、对外签定合同、重大的资金调拨、工期调整、工作计划、工作总结等由主持工作的分管校领导直接签发。

第九条 登记和编号:文件经基建办负责人签发后由档案员根据发文的内容、性质进行登记和编排文号。

第十条 校对:拟稿人应对签发稿进行校对。校对过程中,不得擅自更改签发人意见,对签发稿确有修改意见,须经签发人同意方得修改。

第十一条 复核和盖章:校对后对外公文,由专人复核后根据使用印章的规定盖章。

第十二条 分发和归档:对外文件由专人分发和归档,分发时进行登记签收,归档内容包括发文呈签单(表)签发稿、正式文件一式贰份。

第四章 收文办理

第十三条 收文办理是指收到公文的办理过程,包括收文登记、分类、拟办批办、承办、批复、回复、归档等程序。

第十四条 签收:统一由基建办档案员签收。如果其它部门和个人收取的,必须及时交档案员签收。

第十五条 登记、分类、编号和电子存盘:档案员对签收的文件按来文的内容、性质进行分类、登记和编号。对收文可分为如下四类:

(一)上级部门来文:包括直接来文和基建办转发来文,如市计划发展委员会、市财政局、教育局、审计局、建委、规划局、消防局、环保局等部门来文。

(二)同级部门来文:主要指校内各单位来文、校外同级单位来文来函等。

(三)与工程有关的来函:包括管理单位、设计单位、监理单位、施工单位的来文来函;已完成招投标的招标文件、已签订的各类工程合同、已完工的工程结算资料;工程联系函、工程签证、工程变更通知等。

第十六条 拟办与批办。所有来文由档案员根据收文的业务内容,代表基建办提出拟办意见后,及时分发给相关单位或人员办理或督办。

第十七条 承办:基建办应按来文要求及时、认真地办理文件。来文有时间要求的,要在要求的时间前办理完毕,并预留上报批复时间;没有时间要求的来文,一般件原则上在一周内办理完毕,特殊件在两周内办理完毕。

第十八条 批复:承办人对来文办理完毕后,报基建办负责人批复。

基建办负责人批复同意的办理结果,由承办人盖章回复来文单位,知照有关部门;基建办负责人批复不同意的办理结果,由承办人重新办理。

第十九条 存档:办理完毕的来文由档案员统一处理。文件承办人、持有人应严格按照“文件哪里来哪里回”的要求,在办理完公文并注明办理结果后,及时将文件交回档案员处存档,并注销原签收记录。

第二十条 公文在办理过程中,除业务直接相关的单位外,公文不对外借阅和复制;经办人或参与公文校对审核等人员不得将公文的情况透露给无关人员。

第五章 附则

第二十一条 基建办公文属于校内行文,一般不对外;若

对外行文,应由学校正式发文,但对于和工程有关单位的联系单位,如设计院、施工单位、监理单位的联系单,涉及专业性强,为提高效率,则由基建办发文。

2014年3月19日

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